Mitä on mobiilidokumentointi
Yksinkertaisimmassa muodossaan mobiilidokumentaatiolla tarkoitetaan paperipohjaisesta dokumentaatiosta siirtymistä digitaaliseen projektinhallintaan sekä digitaalisten työmaadokumentaatioiden tuottamista mobiililaitteilla.
Digitaalinen vallankumous toi mukanaan paljon mahdollisuuksia monille teollisuudenaloille:
- Sinun ei enää tarvitse täyttää laskuja käsin
- Voit varata ajan lääkärille vain muutamalla klikkauksella
- Et välttämättä tarvitse edes fyysistä sijaintia yrityksellesi ja niin edelleen, esimerkkejä riittää.
Vaikka digitalisaation edut ovat ilmeiset, kuitenkin monet työmaakäyntejä tekevät yritykset tai muut kenttäolosuhteissa työskentelevät, ovat olleet osittain haluttomia hyppäämään digitaaliseen aikakauteen.
Yleisin syy on muutosvastarinta.
Onneksi viime vuosina asiat ovat muuttunut. Ajat muuttuvatkin erittäin nopeasti.
Yritykset alkavat ymmärtää mobiilidokumentaation ylivoimaiset edut kynä- ja paperipohjaisen dokumentaatioon verrattuna.
Paperimuistiinpanot ja epäselvä käsiala voivat maksaa yritykselle yli 100 000 euroa, ja vain siitä syystä, että työmaamuistiinpanot tuli tehtyä paperilla ja kynällä.
Mobiilidokumentaatio mahdollistaa nopeat työmaatarkastuskäynnit sekä automaattisen työmaaraportoinnin
Mobiilidokumentaatio sulautuu sujuvasti osaksi normaalia työmaakäyntiä ja tuo hallittavuutta koko rakennusprosessin ajaksi.
Sinun ei tarvitse ottaa kymmeniä paperipiirustuksia mukaan työmaakäynneille. Mobiililaitteella sinulla on aina kaikki tarvittavat asiakirjat ja muistiinpanovälineet mukana ja käytettävänä, milloin ikinä tarve sitä vaatii.
Kun olet työmaakäyntisi tehnyt, mobiilidokumentaation avulla kaikki tekemäsi havainnot tallentuvat mobiililaitteellesi automaattisesti, mikä poistaa tärkeiden tietojen menettämisen riskin.
Voit myös luoda raportteja napin painalluksella. Mikä hienointa, puhtaaksikirjoittaminen jää kokonaan pois päivärutiineistasi ja voit keskittyä olennaiseen eli projektisi eteenpäin viemiseen.
Digitalisaatio avaa mahdollisuuksia tiimillesi ja yrityksellesi
Aiemmin tiedot piti kirjoittaa paperille, ottaa kuvia, palata toimistolle, ja tämän jälkeen liittää kaikki nämä tiedot yhdeksi kokonaisuudeksi manuaalisesti.
Käsinkirjoittaminen ja muistinvarassa toimiminen avaa mahdollisuudet inhimillisiin virheisiin.
Aikaa, jonka käytät tällä hetkellätyömaakäyntisi valmisteluun eli käytännössä tulostamiseen, skannaamiseen, kansioittamiseen, puhtaaksikirjoittamiseen ja muihin vastaaviin tehtäviin, ovat täysin hukkaan heitettyä aikaa.
Tämäkin aika voidaan käyttää tehokkaasti laskutettavaan työhön, mobiilidokumentoinnin avulla.
Mikään maailman ohjelmisto ei korvaa hyvin suunniteltua työmaakäyntiä, saati poista työmaakäyntien tarvetta, mutta ohjelmistot auttavat sinua ja tiimiäsi keskittymään olennaiseen.
Olennaiseen, eli tuottavaan työhön keskittyminen parantaa työssä viihtymistä ja parantaa työtehokkuutta. Digitalisaation ja mobiilidokumentoinnin avulla vähennät työmaamuistiinpanojen puhtaaksikirjoittamiseen kuluvaa aikaa, automaattisen raportoinnin ansiosta sekä lisäät merkittävästi työtehokkuutta.
Mobiilidokumentaatio on erityisesti yksilöä varten
Ei ole merkitystä sillä onko yrityksesi pieni tai iso. Mobiilidokumentaatio jäsentää ja vähentää työmailla käytettyä aikaa sekä tehostaa toimintoja yksilötasolla. Pienemmissä yrityksissä tehokas yksilötyöskentely on jopa tarkeämmässä roolissa kuin suurissa yrityksissä.
Yksilön merkitys korostuu mitä pienempää henkilölukumäärään organisaatiossa mennään.
Vaikka yrityksesi olisi pieni, on pienenkin organisaation pystyttävä tuottamaan kaikki samat työmaadokumentit ja muistiinpanot kuin isonkin yrityksen. Digitalisaatio ja automatisoidut prosessit vähentävät yksilön merkitystä organisaatiossa ja tasoittaa työtehon eroja yksilöiden välillä.
Digitalisaatio ja tässä tapauksessa mobiilit dokumentointimenetelmät helpottavat myös uuden henkilökunnan koulutusta ja yksilön oppimiskäyrää. Kaikkia virheitä ei tarvitse tehdä kantapään kautta.
Tarkoitukseen erikoistuneet ohjelmistot ohjaavat käyttäjää prosessin aikana ja kokeneemmat valvovat suoritteita digitaalisesti. Digitalisaatio ja mobiilit dokumentointimenetelmät valmistavat ja ohjaavat uuden organisaation jäsenen nopeammin henkilökohtaiseen työskentelyyn.
Hänen ei tarvitse opetalla kaikkea kantapään kautta, parhaimmillaan ohjelmistot ohjaavat oikeaan työskentelyprosessiin.
Industry 4.0 ja mobiilit dokumentointimenetelmät
Digitaalinen muutos ja tehokkuuden parantaminen katsotaan jopa niin tärkeäksi, että jopa Euroopan komission on tehnyt erilaisia aloitteita rakennusteollisuuden auttamiseksi kohti neljättä teollista vallankumousta (industry 4.0:n).
Voit ladata EU:n digitaalisen muutoksen vuoden 2018 tuloskortin, josta voit lukea lisää liiketoimintamahdollisuuksista, keskeisistä teknologioista, rahoitusmahdollisuuksien jne.
Mobiilidokumentointi ja tätä kautta tehostuneet työprosessit helpottavat kiistatta sekä pieniä, että suuria yrityksiä yksilötasolla parantuneen työtehokkuuden ansiosta.
Mobiililaitteet ovat teknologinen kehitysaskel, jotka muuttavat perinteisiä liiketoiminta-aloja
Huom. kentällä työskentelevät henkilöt tarvitset käyttöönsä intuitiivisen ja helppokäyttöisen mobiilisovelluksen. Mobiilit dokumentointisovellukset pitää toimia yhtä helposti ja näppärästi kuin paperi ja kynä.
Jos näin ei ole, käyttäjät lakkaavat käyttämästä digitaalisia apuvälineitä ja palaavat vanhaan tuttuun tapaan toimia erittäin nopeasti
Suosittelemme testaamaan ja kilpailuttamaan eri dokumentointimenetelmiä keskenään ja kokeilemaan niitä jopa käytännössä, ennen lopullisen hankintapäätöksen tekemistä.
Työmaan digitalisaatio on tullut jäädäkseen. Varhaiset omaksujat saavat suurimman hyödyn pitkällä aikavälillä, kun taas ne, jotka eivät ole digiloikkaa valmiita tekemään, jatkavat taisteluaan perinteisin keinoin.
85% of respondents in the construction sector have integrated digital technologies into their innovation strategy.
Sinulla tai yritykselläsi on oltava mobiililaite, jonka voit ottaa mukaasi työmaalle
Tämän jälkeen mobiililaitteessasi on oltava erikoistunut työmaadokumentaatio ohjelmisto, joka kattaa kaikki työmaaolosuhteissa tarvitsemasi ammatilliset merkintätyökalut työmaahuomioiden keräämiseen.
Jokainen ohjelmisto on hieman erilainen ja suunniteltu eri käyttötarkoituksiin.
Käyttöliittymä on erilainen, toiminnot ovat erilaisia ja luodut raportit ovat myös erilaisia. Sinun ei tarvitse kokeilla kymmeniä eri ohjelmistoja, koska logiikka niiden takana on samanlainen. Mutta sinulla tulee tarkkaan selvillä yrityksesi tarve.
Osa työmaadokumentointisovelluksista on suunniteltu uudisrakennusprojektien seurantaan, osa kiinteistöhallintaan ja taas osa geneerisiä paperin ja kynän korvaajia.
Tämän jälkeen, kun korkean tason tarpeesi on selvillä, lähde miettimään miten toimit tänä päivänä työmaakäynnille lähtiessäsi.
Mitä lähemmäs tuleva mobiilidokumentointisovellus pääsee nykyistä toimintapaasi, sitä vähemmän sinun tulee muuttaa nykyisiä toimintatapojasi.
Mikä on ensimmäinen asia, jonka teet uuden projektin alkaessa?
A: Todennäköisesti aloitat luomalla projektikansion tai teet työmaakansion, johon kaikki projektidokumentaatio tallennetaan. Tai sinulla voi erillinen dokumentinhallintaohjelmisto, jonne luot uuden projektin ja kansion.
B: Kun mietit projektia, todennäköisesti mietit jossakin alkuvaiheessa myös projektin resursseja, kustannuksia ja henkilökuntaa. Mietit varmasti ketkä olisi hyvä valjastaa juuri tämän projektin projektiorganisaatioksi.
C: Mitä muuta tarvitset aloittaaksesi työskentelyn? Todennäköisesti tarvitset kaikki pohjapiirustukset (jokaisesta rakennuksesta ja kerroksesta). Keräät nämä piirustukset sekä muut tarvittavat projektissa tarvittava aineistot ja lisäät ne projektikansioon.
Tähän asti kaikki sujuu hienosti ja juuri kuten aina ennenkin.
D: Työmaakäynti. Jossakin vaiheessa määrätyt projektiorganisaation jäsenet menevät tutustumaan itse kohteeseen eli lähtevät työmaakäynnille.
Työmaakäynninkin voi tehdä kuten tähän asti, tulostamalla, mapittamalla, paperilla, kynällä, mitalla, kameralla ja kirjoittamalla sitten kotitoimistolla puhtaaksi tehdyt huomiot.
Tätä perinteistä toimintatapaa emme kuitenkaan suosittele, monestakin syystä.
Kohta D eli työmaakäyntivaihe, on ensimmäinen ja ainoa poikkeama vanhaan toimintatapaasi nähden.
Mobiilit dokumentointimenetelmät mahdollistavat paperin, kynän sekä kameran jättämisen kotitoimistolle, niitä ei nyt enää tarvita.
Mobiilidokumentoinnin avulla kaikki työmaahuomiot kerätään mobiililaitteella mobiililaitteen muistiin, joko tabletilla tai puhelimella, digitaaliseen piirustusaineistoon
Mobiililaitteilla kerätyt työmaahuomiot on mahdollista raportoida automaattisesti nappia painamalla.
Työmaalta kerätty huomio sijoittuu pohjapiirustukseen digitaalisesti siihen piirustussijaintiinsa, josta tämä kyseinen huomio on todettu. Tämä mahdollistaa merkintöjen raportoinnin siinä sijainnissa, jossa merkintä on tehty. Suurin muutos, jonka työmaankäyntejä ja mobiilidokumentaatiota tekevä huomaa, on ajansäästö ja työtyytyväisyyden kasvu.
Ainoa ero perinteiseen tapaan toimia, on se millä välineillä työmaakäynneille lähdetään ja kuinka paljon aikaa haluaa käyttää kerättyjen huomioiden puhtaaksikirjoittamiseen. Kaksi sekuntia nappia painamalla mobiilidokumentoinnin keinoin vai perinteisellä tavalla manuaalisesti 2 tuntia.
Jos olet päättynyt ottaa niin kutsutun digiloikan, ja lähdet rohkeasti kokeilemaan miltä mobiilit dokumentointimenetelmät voisivat tuntua, tulet huomaamaan yllä mainittujen etujen lisäksi vielä monta muutakin etua perinteiseen toimintamalliin nähden. Näistä seuraavassa lisää.
Mobiilidokumentoinnin edut
Yksityiskohtaiset erot mobiilidokumentoinnin ja paperin ja kynän välillä.
- Tee merkintöjä digitaalisesti digitaaliseen aineistoon. Jos pohjapiirustus päivittyy projektin aikana, tehdyt merkinnät pysyvät paikoillaan ja vaihdat vain pohjan päivitettyyn aineistoon.
- Kommentoi ja muokkaa tehtyjä työmaamerkintöjä jälkikäteen pöytäkoneella.
- Tee lisää merkintöjä kotitoimistolla digitaaliseen piirustusaineistoon kuten olisit työmaalla.
- Synkronoi merkinnät ja näet mitä muut kollegasi ovat tehneet (esimerkiksi) päivän aikana.
- Pyydä työmaahuomioihisi kommentteja organisaation sisältä tai anna mahdollisuus organisaation ulkopuolisten kommentoida tekemiäsi merkintöjä.
- Ota useampi kuva yhteen huomioon, kuten esimerkiksi; ennen- jälkeen kuvat.
- Suunnittele ja lisää yrityskohtaiset merkintätyökalut. Jos teet toistuvaa työtä, tee yrityksellesi custom-merkintätyökalut, jolla työmaahuomioiden kerääminen nopeutuu entisestään.
- Tee muistilistat tai käytät olemassa olevia muistilistoja pohjana. Lisää vain valokuvat PDF -aineistoon sekä tiedon onko työ tehty tai lisäät kommentin työesteestä. Tarkistus- tai muistilistasi on valmis heti työmaakäynnin yhteydessä.
- Lajittele merkinnät tekijän, tyypin tai esimerkiksi päivämäärän perusteella.
- Lajille halutut merkinnät ja tee uusi raportti vain tietyistä merkinnöistä.
- Siirrä merkinnät Word tai Excel- muotoon.
- Integroi merkinnät muihin järjestelmiin, kuten projektinhallinta – tai dokumentinhallintaohjelmistoihin.
Anna kun arvaan. Jos olet lukenut tätä artikkelia näin pitkälle, olet kiinnostunut vaihtamaan kynän ja paperin digitaalisiin ratkaisuihin. No miksipä ei. Mobiilidokumentaatio vähentää huomattavat määrät turhaa paperityötä ja automatisoi esimerkiksi työmaamuistiinpanojen puhtaaksikirjoituksen.
Sukelletaanpa syvemmälle ja tutkitaan hieman kaikkia etuja ja haittoja, joita mobiilitiedonkeruulla on verrattuna perinteiseen paperi ja kynä – tiedonkeruumenetelmiin nähden.
Paperidokumentoinnin edut
- Yksinkertainen ja kaikki osaa. Kuka tahansa voi tehdä työmaadokumentaatioita perinteisesti. Vanhempaa sukupolvea voi olla hankala saada käyttämään uusia teknologioita. Joten paperi ja kynä voi olla heille ihan hyvä tapa toimia.
- Tulostettujen pohjapiirrosten koko on yleensä suurempi kuin mobiililaitteen näytön koko. Olettaen tietysti, että yrityksellä on mahdollisuus A1 ja A0 paperikokojen tulostukseen.
- Edullisuus. Paperikustannukset eivät ole juuri mitään verrattuna kuukausihinnoiteltuihin mobiilidokumentointiohjelmistoihin. Olettaen että tulosteita ei oteta kovinkaan paljoa.
Tämä ei ole järin suuri määrä etuja, mutta nämä ovat tärkeitä tiedostaa harkittaessa vaihtoehtoja. Varsinkin, jos yrityksen henkilöstö koostuu enimmäkseen vanhemman polven teknologiaa vieroksuvista henkilöistä tai yrityksessä on valloillaan vahva asenteellisuus.
(Meillä on olemassa temppu, jonka avulla voit saada heidät innostumaan uudesta teknologiasta.)
Paperidokumentoinnin haitat
- Papereiden pyörittäminen vie aikaa. Eikä vain paikan päällä, vaan myös valmistelu- ja puhtaaksikirjoitusvaiheessa.
- Olet taipuvaisempi tekemään virheitä. Otetaanpa esimerkiksi omakohtainen kokemukseni. Eräänä kauniina kertana (kun työskentelin vielä projekti-insinöörinä) en saanut selvää omasta käsialastani työmaakäynnin jälkeen. Onko tuo 1 vai 7? Tulkitsin väärin ja tästä seurasi uskomaton määrä ongelmia rakennusvaiheessa, rahallisista menetyksistä puhumattakaan.
- Työmaalla on usein uskomaton määrä muutoksia, huomiota ja puutteita. Jos kaikki huomiot kirjoitetaan paperille, on aivan varma, että näitä papereita ei löydy enää 2 tunnin päästä mistään. Tämän jälkeen ollaankin vain muistin varassa.
- Työmaaraportit ovat tuotettava manuaalisesti paperimerkintöjen perusteella. Olet varmasti myös ottanut kännykällä kuvia. Nämä tiedot eri lähteistä pitäisi yhdistää toimistolla yhdeksi kokonaisuudeksi, eli digitaaliset valokuvat ja paperimerkinnät yhdeksi raportiksi. Tämä on työvaihe, johon saa kulumaan uskomattomat määrät aikaa. Eli ns. ”tyhjää hommaa”.
- Ympäristö. Useita tonneja paperia tuhlataan tarpeettomasti joka vuosi vain tulostamalla ja pinoamalla suunnitelmia.
- Tyhjää hommaa. Yhä useampi työssäkäyvä on tyytymätön työnkuvaansa. Pahin tyytymättömyyden aiheuttaja on turha paperityö.
- Muistinvaraisuus. Mitä jos merkintöihin on joskus myöhemmin palattava. Muistatko mistä mikäkin valokuva on otettu tai kuka sen ottanut.
- Olennaiseen keskittyminen vaikeutuu. Tänä päivänä paperitöitä ja dokumentointeja on tehtävä yhä enenevässä määrin. Viranomaisvaatimukset kasvavat vuosi vuodelta. Ihmisten on vaikea keskittyä tuottavaan työhön, varsinkin jos he ovat kiinni manuaalisten raporttien tuottamisessa.
No ei hätää, tunnelin päässä on valoa.
Vaihtoehtona paperille, kynälle ja manuaaliselle raportoinnille on mobiilidokumentointi ja automaattinen napin painalluksella tapahtuva raportin luonti.
Mobiilidokumentaation edut
- Mobiilit dokumentaatiomenetelmät säästävät aikaa valmisteluvaiheessa, työmaalla ja varsinkin puhtaaksikirjoitusvaiheessa. Sinun ei tarvitse printata ainoatakaan paperia. Ennen lähtöä siirrät tarvittavat aineistot mobiililaitteelle (offline-tilaan), työmaalla tarvitset vain mobiililaitteen, työmaadokumentointisovelluksen ja raportointi tapahtuu automaattisesti napin painalluksella.
- Asiat pysyvät muistissa. Voit olla varma, että kaikki työmaamerkinnät ja otetut valokuvat työmaalta pysyvät täsmälleen siellä, mihin ne on tallennettu pohjapiirustuksessa. Sinun ei myöskään tarvitse enää koskaan huolehtia omasta tai muiden käsialan epäselvyydestä.
- Yhteistyö on helppoa ja jopa mukavaa. Vaikka henkilöstö olisi rakennustyömaan eri osissa, he voivat työskennellä samoilla piirustuksilla (piirustukset ovat nyt sähköisessä muodossa mobiililaitteella). Voit myös kommunikoida sähköisesti organisaatiosi ulkopuolisille tahoille ja saada heiltä heti tarvittavat kommentit (rakennusmestari, tilaaja, alihankkija).
- Voit luoda raportteja suoraan työmaalta, napin painalluksella. Sähköinen dokumentaatio mahdollistaa merkintöjen sijoittamisen pohjapiirustukseen, siihen piirustussijaintiin mistä ne ovat otettu. Tämä mahdollistaa raportin luonnin napin painalluksella.
- Ympäristöystävällisyys. Mobiileista tiedonkeruumenetelmistä jäävä hiilijalanjälki on lähes nolla.
- Enemmän aikaa oikeaan työhön = parempi työtyytyväisyys. Suo itsellesi tai työntekijöillesi mahdollisuus mielekkäisiin työtehtäviin, huomaat kuinka nopeasti työpäivät sujuvat. Yritysjohtokin on tyytyväinen, kun työteho on korkealla tasolla.
- Ohjelmistojen monipuoliset ominaisuudet mahdollistavat esimerkiksi muistutuksien luonnin, joten sinun ei tarvitse luottaa omaan muistiisi.
- Työturvallisuus ja työvirheiden vähentyminen. Asentajat ja työmaavalvojat voivat keskittyä olennaiseen, tällöin virhepotentiaali vähenee entisestään.
Mobiilidokumentoinnin haitat
- Lyhyen aikavälin kustannukset. Vaikka tämä on vain lyhyen aikavälin haitta, todellisuus on, että ohjelmistot ovat kuukausimaksullisia. Tämäkin on haitta vain silloin, kun ei oteta huomioon ajansäästöä, vaan katsotaan vain suoria kuluja (olettaen että yrityksen tulostuskustannukset ovat alhaiset)
- Muutosvastarinta. Uudet teknologiat ja digitaalisuus saattaa herättää joissakin organisaation henkilöissä vastustusta.
- Teet väärän valinnan mobiilidokumentointisovellusta valitessasi. Mobiilidokumentointisovelluksia on useita ja ne ovat suunniteltu eri käyttötarkoituksiin. Kysy sovellustoimittajalta ilmaista esittelyä ja testikäyttöä ennen lopullisen valinnan tekemistä.
Analyysi mobiilidokumentaatiosta
Kun analysoidaan molempien menetelmien hyviä ja huonoja puolia, on turvallista sanoa, että mobiilitiedonkeruu ja sähköiset tiedonkeruumenetelmät tarjoavat parhaan vastineen kaikille työmaakäyntejä tekeville asentajille, työnjohtajille ja valvojille, toimialaan katsomatta.
Mobiilidokumentointimenetelmät vaativat sekä mobiililaitteen että työmaadokumentointisovelluksen. Työmaakäyttöön soveltuva tabletlaite kustantaa 100 -300€/ kpl ja työmaadokumentointisovellukset ovat kuukausimaksullisia, mutta jos punnitaan kuinka paljon työaikaa sähköiset menetelmät säästävät.
Huomaat, kuinka paljon edullisempi vaihtoehto mobiilidokumentointi on verrattuna kynään ja paperiin.
Jos vielä löydät mobiililaitteisiin suunnitellun ja työmaadokumentointiin erikoistuneen ohjelmiston, joka on yksinkertainen ja helppokäyttöinen, ei edes paatuneimmalla vastarannankiiskillä ole syytä olla vaihtamatta nykyaikaiseen toimintatapaan.
Yksinkertaisuudesta voi tosin olla montaa mieltä. On suositeltavaa, että myyntimiehen myyntivaltit sovellusten yksinkertaisuudesta pistetään todelliseen testiin. Jos sähköinen dokumentointimenetelmä ei ole helposti sisäistettävä ja käytettävä, sitä ei tule kukaan organisaatiossasi käyttämään.
Varmista että harkittava työmaadokumentointisovellus vastaa tarpeisiisi, ei vaadi ponnisteluita käyttöönotossa, on helposti opittavissa, toimii offline-tilassa ja on helposti käytettävä. Tähän ei moni sovellus pysty.
Loppusanat
Mobiilidokumentaatio voi olla suuri voimavara tiimeillesi ja yrityksellesi kokonaisuudessaan, oli se sitten suuri tai pieni.
Mobiilidokumentointi voi auttaa sinua saavuttamaan valtavia työaikasäästöjä, estää sinua tekemästä kalliita inhimillisiä virheitä, estää unohtamasta asioita tai vaihtoehtoisesti kasvattaa yrityksesi työtyytyväisyyttä.
Vaikka siirtyminen paperipohjaisista ratkaisuista työmaadigitalisaatioon ja digitaaliseen tiedonkeruun maailmaan voi olla pelottava,
Hyvä uutinen on, että oikealla ohjelmistolla se on helppoa ja mukavaa.
Digitaalinen muutos käy parhaillaan läpi monia teollisuudenaloja ja se on täällä jäädäkseen.
Tämä ei ole vain ohimenevä trendi. Ne, jotka toimivat nopeasti, ovat etulyöntiasemassa, kun muut vielä painivat perinteisten tiedonkeruumenetelmien parissa.
Oletko valmis liittymään voittavaan joukkueeseen?
Sovelluskehitysprojekti: Dotag mobiilidokumentointisovellus. Kestävää kasvua ja työtä 2014-2020 – Suomen rakennerahasto-ohjelman avulla rahoitettu kehitysprojekti. Projektin päätavoite: Kehittää Dotag- sovellus KV-markkinoille sopivaksi.