Mobiilidokumentoinnin hyödynnettävyys työmailla, 10 esimerkkiä

Työmaahuomioiden kirjaamisen nykytila

Työmaahuomioiden kirjaamistavat ovat yrityksissä erittäin kirjavat. Tapoja on lähes yhtä monta kuin tekijöitäkin, mikäli ei yhteistä kirjaamiskulttuuria ole yritykseen luotu. Työmaahuomiot kirjataan valitettavan yleisesti vain näennäisen digitaalisesti mobiililaitteella valokuvaamalla, suuremmin panostamatta merkintöjen sijaintitietoon tai huomioiden hallittavuuteen.

Työmaalla otetut valokuvat jäävät myös hyvin usein tallentamatta asianmukaisesti projektikansioihin. ”Rohkeimmat” yritykset ovat ottaneet käyttöön WhatsApp- pikaviestipalvelun työmaaviestinnän helpottamiseen. Pikaviestipalvelut tosin vain siirtävät ongelman seuraavalle henkilölle.

Alla tarkemmin lueteltuina ja määriteltynä miksi nykyiset näennäisen digitaaliset työmaahuomioiden kirjausmenetelmät ovat kestämättömällä pohjalla.

Perinteiset toimintatavat ongelmallisuuksineen:

Valokuvaus mobiililaitteella + pikaviestintäpalvelu (WhatsApp)

Tämän toimintamallin näkee hyvin usein toistuvan eri alojen työmailla, joissa ei ole muodostunut yhtenäistä huomio- tai poikkeamanhallintakulttuuria. Pikaviestipalvelu nopeuttaa toki viestintää, mutta ei ratkaise itse huomioiden seuraamista tai hallittavuutta. Yleisesti voidaan sanoa, että pikaviestipalvelupalvelu on omiaan siirtämään ”ongelman” organisaation toiselle jäsenelle. Huomioiden seurantaan tai huomiohallintaan pikaviestipalveluista ei ole.

Valokuvaus mobiililaitteella + tallennus projektikansioon

Valokuvia otetaan perinteisesti hyvin paljon, oli työmaakäynnin tarkoitus sitten työturvallisuus, itselleluovutus tai tarjouslaskenta. Otetut valokuvat tuppaavat kuitenkin jäämään laitteen muistiin, ilman että niitä siirretään asianmukaisesti projektikansioihin muun organisaation tarkasteltaviksi. Vaikka valokuvat olisikin siirretty asianmukaisesti projektikansioon, valitettavan usein valokuvat eivät kerro tarkempaa huomiosijaintia.

Valokuvaus mobiililaitteella + paperipiirustuksiin tehtävät tarkennukset

Tämä toimintamalli on se ehkä kaikkein yleisin. Piirustukset tulostetaan mukaan työmaakäynnille, etsitään oikeaa piirustus paikan päällä, tehdään muutama huomio tulostusaineistoon ja kyytipojaksi pari valokuvaa kohteesta. Tämän menetelmän ongelmallisuuksista voisi puhua yhden novellin verran. Tässä yhteydessä tulkoon mainituksi tämän menetelmän ongelmallisuuksista vain se merkittävin, eli puhtaaksikirjoituksen hankaluus ja hallinta. Se mikä tällä paperi-kynä-menetelmällä työmaalla helppoudessa voitetaan, hävitään voitettu aika vähintään kymmenkertaisesti toimistolla, puhtaaksikirjoittamiseen kuluneessa ajassa ja merkintöjen hallittavuudessa.

Valokuvaus + toiminnanohjausjärjestelmä tai muu huomioiden hallintaan sopimaton ohjelmisto

Edistyksellisimmät ERP eli toiminnanohjausjärjestelmät antavat mahdollisuuden valokuvien liittämiseen kentältä järjestelmään ja jotkut ERP-ohjelmistot antavat mahdollisuuden myös raporttien luontiin. Huomioitavaa kuitenkin on, että vain ani harva toiminnanohjausjärjestämä suo mahdollisuuden merkinnän sijaintitiedon lisäämiseen digitaalisesti rakennuspiirustukseen, huomionhallinnasta puhumattakaan. Näistä syistä johtuen, toiminnanohjausjärjestelmät eivät yleensä sovellu täysimääräisesti työmaakirjaustarpeisiin tai poikkeamahallintaan. Raportointimahdollisuus ja valokuvien liittäminen järjestelmään työmailta, on kuitenkin oikeampi suunta ja samalla parempi toimintatapa kuin muut yllä mainitut toimintatavat. Parannettavaa on kuitenkin paljon. Vinkki ERP -ohjelmistojen kehittäjille; API-talous-liiketoimintamalli ei olisi huono ratkaisu laisinkaan.

Työmaahuomioiden tavoitetila

Yllä lueteltuja ongelmallisia huomioidenkirjauksiin käytettyjä toimintatapoja yhdistää yksi yhteinen tekijä: Perinteiset toimintatavat eivät anna mahdollisuutta sijoittaa merkintöjä piirustussijaintiin. Toisin sanoen, työmaamerkintä ilman piirustussijaintia, on kuin opaskoira ilman näkökykyä tai ajokoira ilman hajuaistia, suunta on aina hukassa.

Parhaiden työmaakirjauskäyttöön suunniteltujen dokumentointisovelluksen keskiössä on aina piirustus tai layout. Piirustussijaintiin tehdyt merkinnät eivät jätä epäselvyyksiä mistä merkintä otettu. Piirustussijaintiin tehty työmaamerkintä on myös ainoa merkintätekninen toimenpide, joka mahdollistaa työmaamerkintöjen hallinnan projektin aikana. Piirustusaineistoon tehty digitaalinen merkintä, on ainoa järkevä tapa toimia, jos huomiotietoa halutaan paikantaa tai seurata projektin edetessä.

Parhaimmat rakentavaan ja valmistavaan teollisuuteen suunnatut mobiilidokumentointisovellukset, ovat suunniteltu puhtaasti työmaamerkintöjen kirjaamiseen ja hallintaan, tavalla, jossa mobiiliversio sisältää vain työmailla tarvittavat kirjausominaisuudet. Kun työmaalla käytettävä mobiiliversio ei sisällä työmaalle tarpeettomia ominaisuuksia, on sovellus helppo ja intuitiivinen käyttökokemukseltaan. Yksinkertainen on kaunista.

Tarkennukseksi todettakoon, että kenttähuomioiden kirjaamiseen käytettävä mobiiliversio ei yksinään riitä huomioiden hallintaan, vaan mobiiliversiota täydentämään tarvitaan ohjelmistotoimittajan erillinen SaaS-palvelu. SaaS- palvelun eli selainversion puolelta hallitaan huomautuksia, raportteja, käyttäjiä, viestintää ja integraatioita.

Lue vertailu eri mobiilidokumentointisovellusten välillä.

10 esimerkkitapausta mobiilidokumentointikirjausten yleisimmistä käyttökohteista

Johdanto

Ennen kuin menemme itse esimerkkikäyttötapauksiin, on kuitenkin syytä mainita 4 selkeää erityispiirrettä, jotka työmaadokumentointisovelluksen tulee mahdollistaa.

Parhaimmat mobiilidokumentointisovellukset ovat kehitetty työmaakäyntien kirjaamiseen toimialaan katsomatta. Parhaiten työmaakäyttöön soveltuvat dokumentointisovellukset sisältävät kolme selkeää erityispiirrettä.

1. Ohjelmiston työmaalla käytettävä versio toimii yhtä intuitiivisesti kuin paperi ja kynä.
2. Sovelluksen keskiössä ovat työmaamerkintöjen sijoittaminen digitaalisesti piirustussijaintiin.
3. Ohjelmistokokonaisuuden työmaalla käytettävä mobiiliversio toimii offline-tilassa.
4. Ohjelmistokokonaisuus mahdollistaa integraatiot toisiin järjestelmiin tai huomiotietojen tallentamisen yrityksen omiin järjestelmiin.

Näiden neljän merkittävimmän ominaisuuden lisäksi parhaimmat työmaakirjauksiin erikoistuneet ohjelmistot mahdollistavat myös integraatiot toisiin järjestelmiin, käyttäjälle omien yrityskohtaisten merkintätyökalujen luonnin sekä mahdollisuuden tarkastella kuka ja milloin merkinnät ovat tehty.

10 Esimerkkikäyttökohdetta

1. Oma tarkastustoiminta, itselleluovutukset ja puutelistat
2. Huomautustenhallinta
3. Esikatselmukset ja työturvallisuuskierrokset
4. Tilaajakommunikaatio ja digitaalinen hyväksytysmenettely
5. Paloturvallisuus ja palokatkodokumentaatiot
6. Mitoitus ja tarkistusmittaukset
7. Tehdyn työn tai työvaiheiden dokumentointi pitkäkestoisessa projektissa
8. Valmiusaste ja valmiuden toteaminen
9. Tarjouslaskenta tai kartoituskäynnit
10. Suunnitelmien päivitys ja As-Built- piirustukset

1. Oma tarkastustoiminta, itselleluovutukset ja puutelista

Omalla tarkastustoiminnalla ja itselleluovutuksella tarkoitetaan tässä yhteydessä yrityksen työmaajohdon suorittamaa työmaakierrosta, jonka yhteydessä mahdolliset puutteet kirjataan digitaalisesti. Mahdolliset puutteet, asennusvirheet ja muut vastaavat huomiot, tulisi kirjata mobiilidokumentointisovelluksella ja hallinta kerättyjä huomioita erillisessä SaaS-palvelussa.

Valitettavan usein itselleluovutukset ja omat sisäiset tarkastukset tehdään kuitenkin vain valokuvaamalla. Tällä toimintatavalla jäljitettävyys ja tehdyn työn seuraaminen on lähes mahdotonta. Toinen suosittu huomiokirjausten teko tapa, on tehdä kirjauksia täysin tarkoitukseen sopimattomalla ohjelmistolla. Hyvä esimerkki työmaakirjauksiin soveltumattomasta ohjelmistoista mainittakoon Jira-tehtävänhallintaohjelmisto. Vastaavia ohjelmistoesimerkkejä on useita. Kun ohjelmistoa ei ole suunniteltu työmaakäyttöön, ohjelmiston käyttö on monimutkaista ja hankalaa. Sopimattoman ohjelmiston käytöllä työmaahavaintojen digitalisointikulttuuria ei saada koskaan kunnolla jalkautumaan operatiiviseen organisaatioon.

Esimerkki hyvän tarkastustoimintatavan sisällöstä:

• Kirjataan puute ytimekkään otsikon muodossa mobiililaitteella,
• tarkempi / pidempi selonteko havainnosta,
• sijainti kohteessa (osoitettu digitaalisesti piirustuksessa),
• valokuvat kaukaa ja läheltä,
• valokuvat ennen korjausta ja valokuva kun työ on tehty (valokuvat ennen ja jälkeen)

Kun huomiot ovat piirustuksiin digitaalisesti kirjattu: Huomiot synkronoidaan ohjelmistovalmistajan SaaS-palveluun tai tehdään erillinen raportti mobiililaitteella heti työmaalta.

Paras tapa toteuttaa:

Kentältä mobiililaittella offlinetilassa + huomiohallinta SaaS-palvelusta.

2. Huomautustenhallinta

Huomautustenhallinnalla tarkoitetaan tässä yhteydessä, oman tarkastustoiminnan, itselle luovutuksen tai tilaajahyväksytysten yhteydessä havaittujen puutteiden tai asennusvirhekirjauksien hallintaa projektin ajan, aina projektin luovutukseen asti ja jopa sen jälkeen.

Huomatuksen sisältö:

• Puute tai virheen lyhyt otsikko,
• tarkempi selonteko huomautuksesta,
• sijainti kohteessa (osoitettu digitaalisesti piirustuksessa),
• valokuvat kaukaa ja läheltä,
• valokuvat ennen ja jälkeen asennuksen.

Paras tapa toteuttaa:

1. Vaihe: Kirjaus mobiilidokumentointisovelluksella työmaalta offline-tilassa piirustussijaintiin digitaalisesti.
2. Vaihe: Mobiililaiteavusteisesti tehdyt huomautusmerkinnät synkronoidaan SaaS- palveluun, jossa tehtyjä ja tekemättömiä huomautuksia hallitaan digitaalisesti.
3. Vaihe: Kun huomautuksen aihe on poistunut (esim. asennusvirhe on korjattu), työmaalta otetaan uusi valokuva mobiilidokumentointisovelluksella samaiseen digitaaliseen merkintään (tehty vaiheessa 1), ja osoitetaan korjaava toimenpide suoritetuksi.
4. Vaihe: Kun ennen / jälkeen valokuvat ovat otettu (vaiheet 1 ja 3), mobiilidokumentointisovelluksella luodaan raportti tehdystä työstä tai synkronoida uudet päivitetyt merkinnät SaaS-palveluun.

3. Turvallisuuskatselmukset ja työturvallisuuskierrokset

Työmailla suoritettavat työturvallisuuskierrokset ovat tärkeä osa turvallisuutta ylläpitävänä ja tapaturmia ehkäisevänä toimenpiteenä. Työturvallisuuskierroksilla kirjataan:

• turvallisuushavainnot kuten uhat,
• vaarojen selvittäminen ja kirjaaminen,
• työturvallisuustarkastukset ja -auditoinnit,
• korjaavien toimenpiteiden kirjaaminen.

Yllä mainitut havainnot ja niiden kirjaaminen, ovat ennakoivia työmaaturvallisuuteen tähtääviä toimenpiteitä. Työmaaturvallisuuskierroksilla tehtävät havainnot suositellaan tehtäväksi sähköisesti esimerkiksi mobiilidokumentointisovelluksella. Kun tehdyt havainnot ovat kirjattu sähköisesti, on turvallisuusvastaavan helppo tarkistaa, onko korjaava toimipide suoritettu asianmukaisesti. Tämän jälkeen, kun korjaava toimenpide on tehty, kuitataan suoritettu korjaustoimenpide ohjelmiston SaaS-palvelun avulla.

Kirjauksien sisältö:

• Kirjataan puute otsikkotasolla,
• annetaan tarkempi selonteko tai saate korjausehdotuksesta sovelluksen lisätietokenttään.
• mahdollisesti kirjataan myös tieto, kenen vastuualueelle havainto kuuluu,
• valokuva havainnosta ja valokuva suoritetusta korjaavasta toimenpiteestä,

Paras tapa toteuttaa:

Havainto kirjataan mobiilidokumentointisovelluksella rakennuksen piirustussijaintiin valokuvin ja riittävin sisällöin. Havaintojen ylläpito SaaS-palvelussa piirustussijainnissaan. Korjaavasta toimenpiteestä suositellaan otettavan uusi kuva samaiseen merkintään. Tällöin suoritettujen töiden hallittavuus on mahdollista. Havainto kuitataan tehdyksi mobiilisovelluksen avulla. Parhaimmat mobiilidokumentointisovellukset mahdollistavat seikkaperäisen raportin sijaintitietoineen automaattisesti napin painalluksella suoraan kentältä.

Lisää työturvallisuudesta ja mittareista voi lukea täältä.

4. Tilaajakommunikaatio ja digitaalinen hyväksytysmenettely

Kommunikaatiota tilaajan tai muiden sidosryhmien kanssa, ei voi koskaan olla liikaa. Valitettavan usein tilaajakommunikaatio kuitenkin epäonnistuu ja väärinkäsitykset ovat yleisiä. ”Piikkausta vaille valmis”, kuten sanotaan.

Väärinkäsityksiä voidaan kuitenkin vähentää ja pitää tilaaja tyytyväisempänä selkeällä työmaakommunikaatiolla sekä hyväksytysmenettelyllä. Kuinkas ollakaan myös viestintään löytyy helppokäyttöinen digitaalinen ratkaisu.

Paras toimintatapa tilaaja- ja sidosryhmäkommunikaatioon, on työmaalta päivän päätteeksi tehtävät digitaaliset, tarkasteluun saatettavat, piirustusaineistoon kirjatut työvaiheet sekä valmiusmerkinnät.

Paras toimintamalli tilaajakommunikaatioon ja hyväksytysmenettelyyn on seuraava: Mobiilisovelluksella tehdään kirjaukset työmaalta ja saatetaan tilaajan tietoon, joko raportin muodossa tai tilaajalle luodaan omat tunnukset selainversioon, jossa tehtyjä työvaiheita pääsee tarkastelemaan ja kommentoimaan SaaS-palvelusta käsin. Kun tietty työvaihe on valmis, tällä samaisella menettelytavalla voidaan suorittaa myös tilaajan tekemät hyväksynnät sekä hallita tehtyjä hyväksytyksiä.

Työmaakirjauksiin ja tilaajakommunikaatiotarkoitukseen tuotettuja työmaadokumentoinnin ja valvonnan mahdollistamia ohjelmistoja, ei löydy markkinoilta kuin muutama.

HUOM! Yksikään markkinoilla tällä hetkellä saatavissa oleva toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) tai digitaalinen työmaapäiväkirja, ei yllä mainittuun tarkoitukseen sovellu. Tilaajakommunikaatioon ja hyväksytysmenettely löytyy tähän käyttötarkoitukseen erikoistuneet ohjelmistot, kuten esimerkiksi Dotag mobiilidokumentointisovellus.

Dotag:stä ja muista vaihtoehdoista voit lukea täältä.

5. Paloturvallisuus ja palokatkodokumentaatiot

Palokatkoasennuksista tehtävät kirjaukset ja huomiot, ovat aivan oma taiteenlajinsa työmaakirjausmenetelmien maailmassa. Asennuskohteessa tehdyistä palokatkoasennuksesta vaaditaan aina tarkoitukseen soveltuva raportti. Raportin ulkoasu on sinänsä vapaamuotoinen, mutta raportissa tulee kuitenkin osoittaa seuraavat asiat:

• Palokatkoasennukseen käytetyt aineet,
• suunnitelman detail- tunnus (suunnitelmassa ilmoitettu)
• asennuksen laatu (vähintään yksi valokuva, mieluiten kaksi),
• kuva asennustarrasta,
• asennuksen sijainti piirustuksessa/ palokatkosuunnitelmassa!!!
• asennusmateriaalien ETA-hyväksyntäkoodi.

Tänä päivänä yhä useammassa rakennuskohteessa EU-alueella, palokatkokirjaukset vaaditaan tehtäväksi sähköisesti / digitaalisesti. Valveutuneimpien valvojien työmailla vaaditaan myös ”ennen asennusta” ja ”asennuksen jälkeen” valokuvat.

Palokatkokirjauksiin erikoistuneita mobiilisovelluksia löytyy suomesta vain kaksi. Nämä kaksi ovat Dotag Mobiilidokumentointisovellus sekä Hilti Document Manager. Joista ensimmäisenä mainittu, on näistä ainoa, joka toimii työmailla offline-tilassa.

6. Mitoitus ja tarkistusmittaukset

Mitoitukset ja tarkistusmittaukset poikkeavat muista tämän blogin esimerkkikäyttökohteista merkintäteknisesti. Mitoitusmerkintä tulee olla yksityiskohtainen osoitus mitoituspisteistä ja niiden sijainnista kohteessa.

Työmaalla tehtävät tarkistusmittaukset voidaan tehdä myös ilman erillistä mobiilidokumentointisovellusta suoraan Autocad- aineistoon. Mutta on tapauksia, joissa mitoittajan käytössä on vain PDF-pohjapiirustukset, tai tarkistusmittauksen tekijältä puuttuu riittävä Autocad – osaaminen, tai kohteessa ei voi käyttää kannettavaa tietokonetta.

Mikäli yritys päätyy käyttämään mobiilidokumentointisovellusta mitoitusmerkintöjen lisäämiseen piirustuksiin; tulee sovelluksen piirustustenkäsittelyomaisuudet ensiarvoiseen tärkeään rooliin. Kun mitoitustyö on tehty, tehdyt mitat tulee esittää raportissa lähikuvana ja kaukaa, jotta nähdään mistä kohdin kohdetta mitat ovat otettu. Suoraan valokuviin tehtävät mitat ovat myös tärkeä ominaisuus, sillä mm. korjausrakennuskohteissa useasti pohjapiirustuksia ei ole saatavissa edes PDF muodossa.

Mitoitusraportissa tulee jokaisesta yksittäisestä mitasta olla näkyvissä tarkasti mitoituspisteet (lähikuva), niiden sijainti rakennuksessa. Mitta tulee olla myös vapaasti kirjoitettavissa, valokuvatoimintoa unohtamatta.

7. Tehdyn työn tai työvaiheiden dokumentointi pitkäkestoisessa projektissa

Pitkäkestoisissa projekteissa (yli 6kk) työmaahuomioiden kirjaaminen tulee olla jatkuvaa ja osa päivittäistä työnkuvaa. Vaikka tämän blogin kaikki muut 9 esimerkkitapausta kuuluvat jokainen eri vaiheissaan osaksi pitkäkestoisen projektin dokumentointivaiheita, on pitkäkestoisella projektilla omat erityistarpeensa työmaahuomioiden kirjaamisessa. Nämä erityistarpeet asettavat omat vaatimuksensa mobiilidokumentointisovellukselle ja ohjelmistokokonaisuudelle.

Yleisesti: Dokumentointiohjelmiston tulee olla SaaS- palvelun (selainversio) ja mobiiliversion (kenttätyöskentely) yhdistelmä. Tämä mahdollistaa mobiiliversion sujuvan ja intuitiivisen käytön kenttätyöskentelyssä, kun taas SaaS-palvelu (selainversio) on käytössä pääasiassa toimistotyöskentelyn yhteydessä. Toimistosta tehtävä työ keskittyy raporttien hallintaan, käyttäjähallintaan, havaintojen ylläpitoon ja synkronoitujen merkintöjen koontiin piirustuslokaatioon (esim As-built-piirustukset)

Pitkäkestoisen projekti huomioonotettavat erityispiirteet ohjelmistokokonaisuuden osalta:

• Eri käyttäjien työmaamerkinnät, tulee olla synkronoitavissa työmaalta yhden piirustuksen ”päälle”.

Esimerkki: Kalle on töissä kerroksessa 1 ja Sirpa-Liisa kerroksessa 2. Kumpikin taho työstää ja kerää omia työmaahuomioitaan omilla mobiililaitteillaan. Kummankin tahon merkinnät tulee olla tarkasteltavissa kootusti myös muiden organisaation jäsenten ja sidosryhmien toimesta. Eli päivän päätteeksi molemmat synkronoivat omat merkintänsä SaaS-palveluun, josta käsin merkintöjä hallitaan.

• Työmaalla käytettävä sovellus ei saa olla riippuvainen verkkoyhteyksistä. On erittäin todennäköistä, että jossakin projektin vaiheessa verkkoyhteyttä ei ole saatavissa. Eli toisin sanoen, sovelluksen tulee toimia mobiililaitteen osalta offline-tilassa.
• Riippumatta merkintöjä tehneiden henkilöiden lukumäärästä, kaikkien merkintöjä tehneiden henkilöiden merkinnät tulee olla mahdollista koostaa yhdeksi raportiksi.
• Ohjelmiston tulee mahdollistaa pohjapiirrosten päivittäminen merkintöjen sijaintitietoa menettämättä. Loppuraporttiin tulee olla mahdollista päivittää uusin pohjapiirustusaineisto aikaisemmin tehtyjen merkintöjen ”alle”. Tosin sanoen, merkinnät pysyvät, mutta pohjapiirustus päivittyy alta.

8. Valmiusaste ja valmiuden toteaminen

Projektin valmius ilmoitetaan yleensä projektinhallintaohjelmistojen aikataulunäkymässä työvaiheittain, valmiusprosenttien muodossa.

Ilmoitettu valmiusaste on poikkeuksetta subjektiivinen mielipide kulloisenkin projektivaiheen valmiudesta. Mitä kokeneempi projektipäällikkö, sen tarkempi ja luotettavampi ilmoitettu valmius on.

Asiansa osaava työmaadokumentointiohjelmisto antaa kuitenkin mahdollisuuden valmiuden objektiiviseen kirjaamiseen valmiusmerkintöjen avulla. Dotag mobiilidokumentointisovelluksella, valmiuden objektiivinen merkintä kirjataan digitaalisesti multiline- ja area- merkintätyökalujen avulla. Kyseisiin merkintöihin liitetään aina myös valokuva kyseistä työvaiheesta (kts. kuva alla). Nämä valmiushavainnot lähetetään (synkronointi) havainnon mobiilikirjaamisen jälkeen SaaS-palveluun, jossa merkintöjä voi tarkastella koko projektiorganisaation voimin.

Yllä kuvatulla toimintatavalla toimittaessa, yksittäisen työvaiheen valmiusaste on jokaisen projektiorganisaation jäsenen objektiivisesti tarkasteltavissa.

9. Tarjouslaskenta tai kartoituskäynnit (massoitukset, korjausrakentaminen)

Parhaat mobiilidokumentointisovellukset evät ole toimialasidonnaisia. Parhaan dokumentointisovelluksen keskiössä tulee aina olla piirustusaineisto. Tämä siitä syystä, että pelkät valokuvat ja selittävät tekstit eivät yskinään kerro huomion sijaintia riittävällä tarkkuudella. Piirustusaineistoon pohjaava huomioidenkirjausmenetelmä mahdollistaa siis toimialariippumattomuuden ja sovelluksen nopean käytettävyyden projektista toiseen. Korjausrakentamisen tarpeisiin emme siis suosittele ohjelmistoa, jonka käyttöönotto kestää useita päiviä. Korjausrakentamisen näkökulmasta dokumentointiohjelmiston tulee toimia kuten hyvän hilseshamppoon ”just wash and go”.

Korjausrakentamiseen parhaiten soveltuvat mobiilidokumentointisovellukset mahdollistavat seuraavat huomioiden kirjaamiset OFFLINE -tilassa:

• tarkistusmittaukset alkuperäiseen mittapiirustukseen,
• määrälaskennan ja sijainnin piirustuksessa,
• poikkeamat piirustuksesta (valokuvat ja sijainti)
• uudet putkilinjavedot,
• esisuunnitelmat (kuten palokatkot)
• As-built -piirustushuomiot suunnittelijoille.

10. Suunnitelmien päivitys ja As-Built- piirustukset

Suunnitelmien päivittäminen ja As-Built- piirustukset esimerkkikäyttökohteena on blogin kirjoittajalle itselleen se kaikkein herkullisin ja tunteita herättäviin käyttökohde-esimerkki. Puhutaanpa tämän esimerkkikäyttökohteen yhteydessä enemmän laivanrakennuksen tiedonsiirtohaasteista ja suunnitelmiin tehtävistä päivitystarpeista. Samat ongelmat tosin löytyvät hieman eri muodoissaan myös muita toimialoilta.

As-Built: Suomennettuna ”kuten rakennettu” tai ” kuten asennettu”.

As-built- piirustus: Tarkoittaa alkuperäiseen suunnitelmaan ja suunnitteluaineistoon tehtäviä päivityksiä, sen mukaan, kuinka asennus on toteutettu (jos alkuperäisestä suunnitelmasta on poikettu). As-Built- piirustus esittää urakoitsijatahon suorittamat, suunnitelmasta poikkeavat asennustavat.

Miksi As-built piirustuksia tehdään ja miksi suunnitteluaineiston päivittäminen on niin tärkeää.

1. As-built-piirustukset ilmaisevat yksityiskohtaiset tiedot, miten suunnitelmista poikettiin.
2. Estetään kalliiden virheiden toistuminen kerta toisensa perään (esimerkiksi sisaralukset)
3. Kommunikointi tilaajalle. Tilaajalle tulee toimittaa ajantasainen ja oikea suunnittelutieto. Alkuperäinen suunnitelma ei ole enää validi, jos muutoksia on tehty asennusvaiheissa.
4. Vain As-Built- piirustusten avulla voidaan suorittaa vertailu alkuperäiseen suunnitelmaan. Aiheuttiko tehty muutos kustannusvaikutuksia, muuttiko poikkeama materiaalivalintoja tai aiheuttiko poikkeama muutoksia asennusaikatauluun?

As-Built piirustusten tärkeys ja piirustus päivittäminen on kiistatta hyvin tärkeä. Ei voi kuin ihmetellä miten vuodesta ja vuosikymmenestä toiseen kuulee kentältä saman virren; ”miten tätäkään ei ole saatu piirustuksiin päivitettyä, taas sama virhe”. Yleensä tämän tokaisun jälkeen seuraava työvaihe on purkuvaihe.

Keskustelin jokin aika sitten erään suunnittelupäällikön kanssa päivitystiedon merkityksestä kentältä suunnittelijan pöydälle. Kysyin tämän keskustelun yhteydessä, miten hän näkee tiedonsiirron sujuvuuden kentältä suunnittelijalle, ja miten hän näkee As-Built- piirustusten merkityksen suomalaisessa laivanrakennuksessa?

Vastaus kysymykseeni oli hyvin mieleenpainuva: ”meillä perussuunnitteluaineisto on niin laadukasta, ettei niihin tarvitse tehdä muutoksia”.

Tämän asenteen omaavalle ihmiselle on turha edes ehdottaa kentälle jalkautumista. Ensin pitäisi saada pää pois jalkovälistä ja katsella maailmaa hetken uudesta perspektiivistä. Vasta, kun puhtaat tuulet ovat suodattaneet keuhkot puhtaaksi ylpeydenmehuista, voi uutta näkökulmaa ottaa vastaan. Katsoin tuolla kertaa itseni riittämättömäksi tämän tiedon hänelle saattamiseen ja jätin asian sikseen.

Jos jätämme yksittäistapaukset ja asenteelliset ihmiset omaan arvoonsa, miksi suunnitelmien päivittäminen ja As-Built-piirustusten tuottaminen, on niin kovin vaikeaa? Miksi samat virheet rullaavat vuodesta toiseen?

Johtopäätös:

• Suunnittelijat eivät jalkaudu kentällä,
• suunnitelmien tarkastustoiminta on olematonta,
• urakoitsijoita ei kuunnella,
• tieto ei liiku itsestään kentältä takaisin suunnittelijoille,
• tiedon kirjaaminen ja viestintä koetaan liian vaivanloiseksi,
• nykyiset tiedonkirjausmenetelmät eivät toimi tai niitä ei käytetä.

Ratkaisu:

1. Vaihe: Silmien avaaminen ja nykymenetelmien tahottomuuden myöntäminen.
2. Vaihe: Yksinkertainen mobiilidokumentointisovellus, joka toimii yhtä intuitiivisesti kuin paperi ja kynä.
3. Vaihe: Käytä sitä!

YHTEENVETO

Valitse omalle toimialallasi parhaiten soveltuva, työmaakirjauksiin erikoistunut mobiilidokumentointisovellus. Varmista että ohjelmistokokonaisuus on intuitiivinen käyttää. Kokeile eri vaihtoehtoja ja kysele omasta organisaatiosta mielipiteitä. Muista kuitenkin, että muutosvastarinta on aina olemassa. Kehitys loppuu tyytyväisyyteen. Kokeile, vertaile ja käytä.