Digitaalinen tiedonkeruu: 5 vinkkiä toimintapojen muutokseen

On sanottu, että Internet ja digitalisoituminen muuttavat maailmaa enemmän kuin teollinen vallankumous. Suomessa digitalisoituminen onkin jo hyvällä mallillaan, sillä jälleen kerran Suomi sijoittu Digital Economy and Society Index (DESI ) kolmanteksi heti Tanskan ja Ruotsin jälkeen (vuonna 2017 sijoitus toinen heti Tanskan jälkeen). Digitaalinen tiedonkeruu mullistaa työmaakäyntejä lähitulevaisuudessa jättäen perinteiset toimintatavat taka-alalle.

Esimerkiksi kenttätyöstentelyn ja työmaakäyntien digitalisointi ja mobiilidokumentointi tuottavat projekteille paljon lisäarvoa ja parantavat asiakaskokemusta ja projektin läpivientiä. Uuden toimintatavan ja perinteisistä kaavoista mobiilidokumentointiin muuttaminen ei käy kuitenkaan hetkessä, etenkään suuremmissa yrityksissä, joissa päätökset pyörivät useamman eri tahon hyväksynnän kautta. Myös ns. ”vanhan liiton” yrityksiä, joissa ”ku ollaan ennenkin tehty, niin tehdään vastaisuudessakin näin” löytyy vielä näin 2020-luvun kynnyksellä.

Pänniikö nykyisessä toimintatavassa jokin asia? Voisiko työt tehdä kettärämmin ja nykyaikaisemmin?

Olet muutosta vailla. Olet kenties löytänyt itsellesi tai koko tiimille tai organisaatiolle uuden mahdollisen tavan toimia.
No ei muuta, kuin hommiin ja muutoprosessia viemään eteenpäin!

John Fisherin tunnettu muutoskäyrä, jonka läpi ihminen kulkee uutta toimintapaa tai muutosta käydessään.

Ohessa viiden kohdan lista, jolla pääsee toimintatapojen muutosprosessissa alkuun

1. Tutustu ja suunnittele

Olen löytänyt uuden toimintatavan, jolla työmaakäynnit voisi digitalisoida kätevästi. Enää ei tarvitse toimistolta lähtiessä ottaa mukaan, kuin tablet-tietokone, johon on siirretty kaikki tarvittavat piirrustukset.

Muutosprosessin epäonnistuminen johtuu yleensä siitä, että muutosprosessi on huonosti suunniteltu sekä ymmärtämättömyys muutostarvetta kohtaan. Ei siis tarkalleen tiedetä, mitä muutetaan, miksi ja millä tavoin. Jos taustoja ei tiedetä, syntyy epäilyksiä muutosta kohtaan.

Muutos lähtee tarpeen tunnustamisesta: onko kenties esimerkiksi työmaakäynnit monimutkaista, epäkäytännöllistä, aikaa vievää toimintaa täynnä? Tarpeeksi riittää yksinkertaisimmillaan työn pänniminen mietteet ”miksi tämä tehdään näin”. Syyn ei tarvitse olla suuri, koko yhteisöä vaivaava.

2. Vertaile eri toimintatapoja

Millä muilla tavoilla mahdollisesti pääsisimme samaan päämäärään?
Olisiko muita mahdollisuuksia, vaatisivatko ne suurempaa vai pienempää muutosta?
Olenko mahdollisesti kyllästynyt nykyiseen, kankeaan, toimintapaan? Mikä on päämäärä, jota kohti halutaan muutosta viedä? Tällaisia voivat olla mm. Kustannusten pienentäminen, projektin läpiviemisen helpottaminen ja nopeuttaminen, työskentelyn digitalisoittaminen jne…

Kerää tietoa, näytä ja kerro sitä eteenpäin:
Miksi käyttää kentällä mobiilidokumentointia?
Suurin osa ihmisistä haluaa käyttää mobiilidokumentointia 

3. Muutosvastarinnan kumoaminen

On hyvä muistaa, että Ihmiset eivät välttämättä vastusta itse muutosta, vaan sen vaikutusta yhteisöön ja sen yksilöiden asemaan. Uudet tavat toimia tarkoittavat aina tutusta toimintavasta luopumista.  Muutosvastarinta on luonnollinen osa mitä tahansa muutosprosessia. Vastarinta ei kuitenkaan ole huono asia: yhteisössä tarvitaan aina yksi vastustaja ja kyseenalaistaja. Harvoin edes pienessä porukassa tai neuvottelussa kaikki ovat samaa mieltä. Näin ei tule tehtyä hätiköityjä päätöksiä. toiset ihmiset tarvitsevat enemmän aikaa sopeutuakseen muutoksiin.

Tällaisissa tapauksissa on hyvä perustaa tietoa erilaisiin referensseihin ja todettuihin faktoihin. 

4. Osallista ja innosta ihmisiä

Osallistaminen tarkoittaa prosessia, joka tekee osalliseksi ja aktivoi. Osallistamisen tavoitteena on mahdollistaa työtovereiden osallistuminen: se, että henkilö voi ottaa osaa tai olla mukana jossakin: olla osana prosessia.

Ota kollegat mukaan jo varhaisessa vaiheessa, kutsu heidät jo esimerkiksi etätapaamiseen, jossa esitellään uuden sovelluksen mahdollisuuksia. Näin ollen keskustelua ja vuorovaikutusta pystytään tuottamaan jo varhaisessa vaiheessa.

Osallistajan portaat kohti tulosta. Lähde: Fountain Park

Ihmisiä ei johdeta eikä muutoksia saada läpi vain kurilla ja käskytyksellä: Tarvitaan hyviä esimerkkejä, joilla saadaan henkilöstö hyväksymään muutos. Toimintapojen ja muutoksen suunnitteluun kannattaa ottaa mukaan mahdollisimman paljon työntekijöitä ja heidän edustajiaan. Heidän osaamistaan tulee kunnioittaa ja hyödyntää. Ketään ei voi pakottaa muuttumaan tai innostumaan, jos muutos on suunta huonompaan. Perustele muutos liiketoiminnan kannalta ja visioi tulevaisuus.

Sitouta ylin johto. Vaikka muutos ei ole pelkästään yritysjohdon asia, vaan koko henkilöstön, päätökset hankinnoista tehdään kuitenkin juuri tuolla portaalla.

Osallistaminen lisää kaikkien osapuolten kykyä vuorovaikuttaa

  • kertoa ja kuunnella
  • organisaation ja sen ihmisten muutoskyvykkyyttä, joustavuutta, resilienssiä
  • ihmisten kiinnostusta käsiteltävään asiaan
  • käsiteltävän asian tuntemusta, oppimista ja oivaltamista (lähde)

5. Anna aikaa

Kokonaistavoitteena voi olla työskentelyn helpottaminen ja asiakaskokemuksen parantaminen. Anna näin aikaa, jotta kollegat ja työntekijät sisäistävät uuden tavan toimia. Tässä vaiheessa onkin hyvä todeta, että esimerkiksi Dotag -mobiilisovellus on kehitetty silmällä pitäen juuri helppokäyttöisyyttä. Ajan kuluessa ja ihmisten huomatessa uuden toimintatavan todellakin tuovan säästöä ja laskevan stressiä työskentelyssä, alkaa positiivinen vire olemaan valmis.

Yhteenveto

Digitalisaatio on yrityksen toimintatapojen muutosta, johon kaikkien on osallistuttava saadakseen oikeanlainen uusi suunta. Digitalisointi onnistuu teknologiaa hyödyntämällä, mutta suurin asiaan vaikuttava seikka on kuitenkin ajattelutavan muutos. Juuri tämä ajattelutavan muutos ja uuden omaksuminen on digitalisaation ja yritysmuutoksen hidasteena. Näillä eväillä pääset ainakin alkuun.

Kiinnostuitko kuulemaan lisää? 

Ota yhteyttä ja varaa aika etätapaamiselle!
Kerromme lisää Dotag -mobiilidokumentointisovelluksen mahdollisuuksista!

Leave a Comment

Contact Us

We're not around right now. But you can send us an email and we'll get back to you, asap.

Not readable? Change text. captcha txt